経理財務実務

ワークフローシステムを使った経理部業務の業務改善

こんにちはゲンタです。

今日は引き続きワークフローシステムについてです。

経理部業務をどうやって改善するのか?

です。

 

前回も少し触れましたが、

経理部業務をどうやって改善するのかについて

経費精算、支払い申請についてフォーカスして話していきますね。

紙申請の場合の経費精算、支払い申請業務

通常、紙申請の場合の経費精算ってこんな感じです。

 

申請者が会社指定の経費申請書に記載して、ハンコを押して

領収証などの証憑を申請書に糊!で貼ったりして上司に渡す

上司が申請書にハンコを押して承認

申請者が経理部へ申請書と証憑を渡す

経理部が内容をVerifyして確認のハンコを押す

経理部がERPに伝票起票入力をして伝票起票して

伝票と支払い申請書と証憑を合わせてファイリングする。

経理部担当が支払いデータをERPからダウンロードして

Web Bankへアップロードして支払いを実行する。

 

こんな感じでしょう。

 

非常にトラディショナルな経費精算業務です。

 

今や化石のようなプロセスですがまだまだ残っている会社もあると思います。

次にこれを電子化してどのように経理部業務を改善させるか考えていきましょう。

ワークフローシステムで経理業務の工数を下げる方法

ワークフローシステムを経費精算に使った場合のフローはこんな感じです。

 

申請者がワークフローシステム上で経費申請データを入力し、

領収証などの証憑を写真に取ってシステムにアップロードする。

(スマホでも可能)

上司がシステム上で承認ボタンをクリックする

(スマホでも可能)

経理部がシステム上で流れてきた申請内容をVerifyして確認ボタンをクリックする

(スマホでも可能)

経理部がシステム上からデータをダウンロードして

ERPにアップロードして伝票起票する。(入力作業を行わない)

経理部担当が支払いデータをERPからダウンロードして

Web Bankへアップロードして支払いを実行する。

 

という感じですね。

経理部の工数を下げるポイントは

・申請書が紙でなくなるため、紙を管理することがなくなること

・申請データを使ってERPに入力することで入力工数を下げること

・電子帳簿保存法を申請しておくことで紙の証憑管理ファイリング業務がなくなること

といったあたりです。

 

これまで紙をガサガサと整理するだけでも時間がかかっていたと思いますが、

それがなくなります。

また、もう一つ大きなポイントとして伝票起票に時間が取られなくなる点です。

これは本当に大きいです。

 

経理部の新人ってひたすら伝票起票やらされたりしていましたが

これがなくなってしまうわけですね。

本当に仕事の内容が変わります。

価値がある仕事をやっていかないと満足できる給与をもらえなくなります。

普通はここまでで説明が終わるところですが、

このブログではもっとメリットを深堀りします。

ワークフローシステムによる経理部のメリット深堀り

ワークフローシステムによって経理部のメリットは

工数が下がることですと話しました。

これ以外に何があると思いますか?

僕はこっちの方が大事だと思っています。

僕が思うに、システムを入れることによって

伝票起票などの単純業務がなくなります。

そうすると、新入社員が入ってきたときに

最初にやる仕事が単純作業じゃなくなるわけです。

少なくとも伝票起票をやらせてはいけません。

 

経理部の仕事っていうのは、

考える仕事になるわけです。

必要な財務会計業務のアウトプットである

決算書を作る、支払い、入金業務を行うなどを

いかに効率的に安く正確に作るか?

このプロセス=工程を考える、改善する仕事になるわけです。

 

上記のような財務会計業務に加えて、

会社の企業価値を向上するための

管理会計業務、事業再編やM&Aや財務戦略や税務戦略を考える

戦略財務の業務。

こっちに時間を使っていけるわけです。

 

そうなると、財務の新人や仕事をしている人たちのモチベーションが上がるはずです。

いやー、だって価値が高い仕事できるわけでスキルも上がりますし、

市場価値も上がりますよね。

 

だし、社内的にもただの伝票起票だけしてるやつから

実際に会社の業績に億単位でヒットする仕事をできるわけです。

重要性が増していきます。

 

という重要なメリットを頭に入れながらワークフローシステムの導入に取り組むと良いと思います。

ワークフローシステムは言ってみれば

工場で機械を投資して人件費を削減するのと同じで

間接部門の業務の工数を削減するための設備投資なわけです。

 

ということで以上です。

 

ゲンタ