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ワークフローシステムとは?

こんにちはゲンタです。

今日はワークフローのシステムについて話したいと思います。

 

まあ、すでに導入している会社が多いとは思いますが、

まだまだ紙文化が残っていたら導入を検討して

提案したらいいと思います。

そしてそれを自分がPMでやると良い経験ができますので。

 

DXの流れの中でワークフローシステムはわかりやすく、

取り組みやすいテーマですのでPMになるのにおすすめです。

これをやると会社の業務フローやアウトプットが理解できますので、

次のDXのテーマ(RPA導入やAI導入など)にも取り組みやすくなります。

 

それではワークフローとはなんぞやについて話しますね。

ワークフローシステムとは

 

ワークフロー=業務プロセス

システム=電子化

つまり、ワークフローシステム=業務フローを電子化することとなります。

 

例えば、

今まで経費精算をするときに紙で申請書を書いて領収証をつけて

上司に回して、そのあと経理に回すということをやっていたとします。

 

これをシステム上で申請を入力して申請し、

上司もシステム上で承認を行い、

そのあと経理へシステム上で確認を行い支払い業務を行う。

 

こんな風にペーパーレス化されるわけです。

政府が最近、ハンコレスとか言ってますが、

ハンコもなくなりますね。

 

ハンコ業界が大変反発してましたが、

時代の流れなのでしょうがないです。

 

これと似たような手続きっていうのが

社内には大量にありますよね。

 

決裁書

出張申請

出張精算

営業報告

日報

支払い申請

購買申請

生産日報

入庫報告

出庫報告

などなど枚挙にいとまがありません。

みんな電子化されていくはずです。

 

じゃあ、これを電子化するメリットってどうなんだという話になります。

 

ワークフローシステムのメリット

 

まず業務フローが電子化されるため、

人が紙を手渡す時間がなくなり、

回る時間が早くなります。

つまり、仕事が早く回り出すわけです。

 

フローがどこで止まっているのか

どういう状況なのかが見える化され、

紛失リスクがなくなります。

 

 

申請内容が紙ではなく

電子データとして保存されるため、

申請データをデータベース化することができる。

 

 

申請データがデータベース化されるので

このデータを活用しやすくなる。

 

例えば、決裁書データを検索することができなかったのが

できるようになり、過去の価格データなどを参照しやすくなります。

決裁書がデータベース化される結果、

これまで総務部がファイリングしていたはずですが、

この手間がなくなり、総務部の工数が削減できます。

 

データベース活用方法として他にもあります。

経費精算データを使って

経理部は伝票起票の入力作業がなくなります。

このデータをERPに自動連携しても良いですし、

アップロードしても良いですが、

いずれにしても伝票入力をせずにすむというわけです。

これで経理部の工数が削減されます。

 

 

また、申請時に枠をつけて強制させることができるので、

会社のルールを守らせることも可能となる。

つまり内部統制上もコントロールしやすくなります。

 

といったあたりがメリットですね。

 

ワークフローシステムのデメリット

 

紙で慣れていた業務からの移管となるため、社内が一時的に混乱する可能性があります。

 

経費データなどは紙で保管を求められることもあるため、

紙と電子データの管理双方での申請を求められることもあり手間がかかります。

 

あとは紙ではかからなかったシステム運用コストがかかる。

顧客マスタや従業員マスタ、決裁書マスタなどのマスタ管理などの業務が発生します。

 

ワークフローシステムは組織図などによって承認ルートを自動化しているため

組織変更した時にシステムの改変が大変です。

 

こういったあたりがデメリットとなります。

まあ、デメリットを潰すように導入するとうまくいくので、

事前にデメリットをきちんと理解しておくことが必要です。

 

まとめ

・ワークフローシステム=業務フローの電子化である

・メリットは時間の短縮化、申請データのデータベース化、申請データの活用によるバックオフィス業務工数の削減、内部統制の強化

・デメリットは組織改編時のシステム改編の手間がかかる、マスタ管理業務の発生、導入運用コスト

・ワークフローの導入はDXテーマの中でも取り組みやすいテーマであり、ファーストステップとしておすすめである。

・ワークフローシステム導入のPJに参画することで会社のあらゆる業務フローとアウトプットに詳しくなることが可能であり、その後のDX推進時の基礎となり、次のテーマにも取り組みやすくなる。

 

ということで今日も最後まで読んでもらってありがとうございます。

 

ゲンタ